销售业务流程控制

为了规范公司销售业务行为，加强销售业务内部控制，防止销售过程中的差错和舞弊行为，实现公司内部部门和岗位之间相互监督、互为审核，保证提供销售数据及时、准确，加快资金回笼。按照《企业内部控制规范》的要求，结合公司实际情况，特制订本公司销售内部控制流程，本流程明确了公司从产品出库到开具销售发票、确认应收账款和回收货款的过程中的管理要求和操作规范。

一、部门职责分工及岗位设置

1、销售部：销售合同签订、保管；登记销售台账；向物控部催收客户签字的发货单回单；编制《产品销售日报表》，经财务审核后报总经理；月底向总经理报送《销售合同履行一览表》；向财务报送《开票通知单》；审核运费发票。设销售内勤岗位，具体工作事项见《销售内勤岗位职责》。

2、物流部：对成品库开具《发货通知单》；确认成品库开具《产品送货单》上相关要素齐全，与所发实物相符；按本规范的规定正确传递《产品送货单》相关联；登记产品发货流水账；保证产品安全、及时送达客户；及时向销售部交客户签收的《产品送货单》回单或客户开具的收货单据；及时结算运费。

3、成品库：按物流部《发货通知单》要求发出货物，并填制《产品出库单》和《产品送货单》，保证二单要求齐全，与发运实物相符；根据《产品出库单》登记《产品收发存明细账》；及时将《产品出库单》传递至销售部。设成品保管员岗位，具体工作事项见《成品保管员岗位职责》。

4、财务部：根据门卫返回的《产品出库单》登记《客户往来台账》；对销售部的《产品销售日报表》进行审核签字；根据销售部的《开票通知单》审核后开具销售发票，并登记《客户往来台账》；统计销售回款并登记《客户往来台账》；向总经理报送《客户往来日统计表》。财务部设销售会计岗位，由财务部记账会计兼任。

5、门房：门卫对运出公司的产品收取《产品出库单》财务联，并与运送实物核对后放行；应及时将收取的《产品出库单》移交财务部，并办好移交手续。

二、销售与发货的控制

（一）、销售合同：销售经审批签订生效后，合同签订人员应及时将销售合同交与销售内勤，销售内勤应在《产品销售台账》上登记销售合同主要事项：客户名称、销售数量、销售单价、交货地点、交货期限、交货方式、结算方式、联系人等。同时将合同复印件报财务部销售会计，作为财务开票审核依据。

（二）、组织销售：物流部根据客户对货物到达时间要求及公司生产情况，确定发货时间和数量，填制《发货通知单》，《发货通知单》应载明：客户名称、发货日期、产品名称、规格型号、发货数量、发往地点、运输方式（自运或托运并注明车牌号）、制单人、审批人等。

（三）、组织发货：成品库保管员接到《发货通知单》后，应对《发货通知单》进行审核，严格按照《发货通知单》所列项目发货，并在现场监督发货。装车完毕后，保管员按清点装货数量或过磅数量填制《产品出库单》（一式三联）和《产品送货单》（一式四联），《产品出库单》和《产品送货单》应载明：客户名称、发货日期、产品名称、规格型号、发货数量、发往地点、运输方式（自运或托运并注明车牌号）、发货人、提货人等。物流部人员应按《产品出库单》和《产品送货单》与实物认真核对无误后签字确认，持《产品出库单》财务联交门房出门。成品库保管员在《发货通知单》上加盖“已发货”印章，并附于《产品出库单》存根联后留存。

（四）单据传递及登记账簿：

物流部开具《发货通知单》通知成品库保管员发货，保管员填制《产品出库单》（一式三联）和《产品送货单》（一式四联）。《产品出库单》：保管员依据存根联登记《产品收发存账》；统计联交与销售部，销售部登记《产品销售台账》；财务联由物流部或司机作为出门凭证交与门卫，门卫交与财务部，财务部登记《客户往来台账》，并根据《客户往来台账》编制《客户往来日统计表》，报总经理。《产品送货单》：存根联交由物流部登记《产品发货流水账》；统计联和回单联随货同行，统计联交由客户，回单联由客户签字后物流部交与销售部（如客户不在《产品送货单》回单联上签字，则应取得客户开具的收货凭证，并附《产品送货单》回单联后），销售部据此登记《产品销售台账》，每日根据《产品销售台账》编制《产品销售日报表》（一式三份，销售部留底、财务部、总经理）经财务部审核后报总经理，每月结账日后根据《产品销售台账》编制《销售合同履行一览表》报总经理，根据《产品销售台账》填制《开票通知单》（一式二份）通知财务开具发票，销售部通知财务开票时，应将客户签字后的《产品送货单》回单联或客户的收货凭证附于《开票通知单》后，开票后应在《产品送货单》回单联和客户的收货凭证上加盖“已开票”印章，发票财务记账后附《开票通知单》入账，《产品送货单》回单联和客户收货凭证附发票客户联后向客户结算，另一份《开票通知单》填写开票信息后返回销售部；《产品送货单》财务联由物流部保存或交由司机，作为运费结算的凭证，附于运费发票后结账，财务审核后应在《产品送货单》财务联上加盖“注销”印章。

（五）、监督与审核

1、保管员应做到《产品收发存账》余额与实物相符，财务部每月结账日后应对实物盘点检查是否相符，编制《产品盘存报告表》。

2、销售部编制的《产品销售日报表》，先由财务部将其与《客户往来台账》中的销售数量核对签字后报总经理。财务部应对销售部门的《开票通知单》的客户名称、开票数量、开票价格进行核对，核对依据为《客户往来台账》和产品销售合同。

3、运费发票结账前应先交由销售部审核，销售部根据《产品销售台账》审核后在运费发票上签字确认，并在《产品销售台账》上登记。

三、销售退回

发生产品销售退回的，物流部人员应及时通知成品库保管员办理货物移交手续，成品库保管员按清点实物数量填制《销售退回产品入库单》，注明客户名称、产品名称、规格型号、退回数量、退回原因，《发货通知单》的时间、编号、是否已开具发票等，并及时交与相关部门。《销售退回产品入库单》一式四联，成品库一联留底登记《产品收发存账》，物流部一联登记《产品收发流水账》，销售部一联登记《产品销售台账》，财务部一联登记《客户往来台账》。如有客户开据的退货凭证，应将该凭证附于销售部的《销售退回产品入库单》后，销售部通知财务部开票时附后。

该退回产品未开票的，销售部通知财务部在给客户开票时扣减退回数量即可。该退回产品已开票，销售部与客户协商后可通知财务部在下批产品开票时扣减该数量或直接开具红字发票。